Innerhalb von Organisationen verläuft die Kommunikation zwischen Kollegen und Kolleginnen zum Großteil über eine Unified-Communications-Plattform. Microsoft Teams gehört dabei zu den am weitesten verbreiteten Plattformen. Während der Covid-19-Pandemie hat sich der große Umfang an Möglichkeiten gezeigt, den MS Teams bietet. Dank der unterschiedlichen Funktionen von MS Teams konnten die Mitarbeitenden einer Organisation über Videokonferenzen, Instant Messaging oder den Austausch oder das Teilen von Dokumenten in Kontakt bleiben.
Mittlerweile ist die Telearbeit deutlich weiter verbreitet und die Teams sind viel mobiler, sodass die Lösung den beruflichen Alltag begleitet. Sie hat sich als unverzichtbares Collaboration-Tool erwiesen und vereint unterschiedliche Kommunikationskanäle, darunter auch die Telefonie.
Integration der Telefonie eines Unternehmens in Teams
Obwohl diese Funktion oft nicht beachtet wird, ist es möglich, die Telefonie des Unternehmens in die kollaborative Kommunikationsplattform zu integrieren. Alle Mitarbeitenden können direkt unter einer Nummer erreicht werden, egal ob von Kollegen oder externen Anrufen von Personen außerhalb des Unternehmens. Alle Anrufe können damit über die Teams-App auf dem Desktop-Computer oder dem Mobiltelefon erfolgen oder angenommen werden.
Wir stellen Ihnen mit vier Fragen die unterschiedlichen Funktionen und Vorteile vor, welche die Integration der Telefonie in Teams bietet.
1. Welche Funktionen beinhaltet die Telefonie über Teams?
Die Telefonie über Microsoft Teams bietet viele Funktionen, die von klassischen Telefonanlagen bekannt sind. Telefonkonferenzen, Parallelruf, Anrufe an einen anderen Gesprächspartner durchstellen, Anrufe transferieren, personalisierbare Telefoniewarteschleifen und Voicemail-Funktionen.
Microsoft Teams kann auch für Audio- und Videokonferenzen mit internen Teilnehmenden genutzt werden, darüber hinaus können auch externe Teilnehmende hinzugefügt werden.
2. Welche Voraussetzungen sind für die Integration der Telefonie in Teams nötig?
Die Integration der Unternehmenstelefonie in MS Teams erfordert die Integration einer Lösung durch einen Telekommunikationsanbieter, wie beispielsweise POST. Als Partner stellen wir dem Unternehmen die Leitungen und Nummern zur Verfügung, die in die Unified-Communications-Lösung integriert werden können. Auf diese Weise können Anrufe auch in das externe Telefonnetz erfolgen.
Die Nutzung von Teams Telefonie setzt eine Lizenz von Microsoft 365 voraus, diese enthält die Teams-Applikation. KMUs mit höchstens 300 Nutzenden können je nach individuellen Anforderungen zwischen einer der folgenden Optionen wählen: Business, Standard und Business Premium. Auswahlkriterien sind hier insbesondere die Anforderungen des Unternehmens hinsichtlich Zusammenarbeit und Büro-Tools.
Die Integration der Telefonie in Teams erfordert für jeden Nutzenden die Aktivierung einer zusätzlichen Lizenz „Business Voice“. Auch die Aktivierung einer anderen Lizenz ist möglich, um die Nutzer mit ihren Telefonanschlüssen zu einer Konferenz hinzuzufügen – „MS Audio Conferencing“.
3. Kann Teams Telefonie die klassische Telefonanlage ersetzen?
Ja, mit Teams können die meisten klassischen Tools und Lösungen der Telefonie ersetzt werden. Wenn manche Anwendungen im Gebäude noch auf analogen Verbindungen basieren, wie beispielsweise Aufzüge und Alarmanlagen, müssen diese so konfiguriert werden, dass sie von der Telefonanlage unabhängig sind. Für andere Anwendungen bietet Teams eine Vielzahl an Funktionen, die die Ansprüche an die Kommunikation abdecken, wie automatische Standards bei Warteschleifen und die Möglichkeit, Anrufe entsprechend der Anrufereingabe weiterzuleiten.
4. Wie vereinfacht Teams Telefonie die Umgestaltung des Arbeitsumfelds?
Die Integration von Teams Telefonie erleichtert die Transformation der Arbeitsplätze erheblich. Immer mehr Unternehmen ziehen eine flexible Organisation vor und verzichten auf feste Arbeitsplätze. Heutzutage begleitet die Telefonie die Mitarbeitenden, wohin sie gehen, so beispielsweise in einen Konferenzraum, an einen festen Arbeitsplatz, in ein Einzel- oder ein Großraumbüro. Die Mitarbeitenden können Anrufe dank der Teams-App mit dem Smartphone oder Laptop tätigen und entgegennehmen. Es ist auch möglich, eingehende Anrufe über Teams an ein Mobilteil zu transferieren (es parallel dazu klingeln zu lassen). Auf diese Weise verpassen Sie garantiert keinen wichtigen Anruf.
