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La technologie au service d’une gestion plus efficiente de l’espace

22 mai 2023

Aujourd’hui, les travailleurs sont de plus en plus mobiles. Les organisations de plus en plus hybrides, avec des salariés travaillant régulièrement à distance pendant que d’autres viennent au bureau. Au Luxembourg, un nombre croissant d’entreprises décentralisent leurs équipes, occupant des bureaux à proximité des frontières. 

Opter pour une gestion intelligente de l’espace

Ces nouveaux modèles, s’ils répondent au souhait des collaborateurs demandeurs de plus de flexibilité, impliquent de mener une réflexion sur la gestion de l’espace. Si une partie du staff travaille régulièrement à distance, il y a une opportunité pour les dirigeants de réduire la surface de bureau occupée et, par la même occasion, les coûts inhérents à l’immobilier et sa consommation énergétique. 

Pour cela, les organisations peuvent par exemple recourir à une approche flex desk, où les places de bureau ne sont plus attribuées à un employé mais partagées entre l’ensemble des collaborateurs. Au-delà, c’est l’aménagement des espaces qu’il y a souvent lieu de repenser. Si l’on vient au bureau, c’est davantage pour collaborer avec les autres membres de l’équipe. On passe plus de temps dans les salles de réunion qu’à son poste individuel. 

S’il y a de nombreuses opportunités à repenser le bureau, cela soulève aussi d’importants défis en termes de dimensionnement et de gestion des espaces, qu’il s’agisse des postes individuels, des salles de réunions ou encore des emplacements de parking. En la matière, la technologie constitue un allié de premier choix.

Identifier les besoins effectifs

On a longtemps parlé d’Internet of Thing (IoT). Il y a lieu aujourd’hui d’évoquer l’Internet of Everything. En effet, si les capteurs peuvent faire remonter diverses informations utiles, l’humain en produit aussi beaucoup, lorsqu’il occupe un espace, lorsqu’il se déplace.... Combinées, traitées, toutes ces données permettent de mieux identifier les besoins de l’organisation. 

Avant de repenser les espaces, il y a lieu de mener une analyse en récupérant diverses informations, sur l’occupation effective des lieux : la part du personnel effectivement présente au bureau, le taux d’occupation des salles de réunion ou du parking… 

Recourir à des capteurs de présence dans les salles de réunion permet par exemple d’opérer un suivi des réservations. On constate que, dans la plupart des organisations, 40 à 50 % des salles de réunion réservées ne sont pas occupées ou mal occupées. L’enjeu, en la matière, est qu’une réunion qui ne compte que deux collaborateurs ne se fasse pas dans une salle qui peut en accueillir bien plus. 

Adapter les surfaces en tenant compte des besoins effectifs

L’analyse des besoins effectifs doit permettre d’optimiser l’occupation de l’espace, afin de garantir à chaque collaborateur qu’il disposera d’un environnement propice à la réalisation des missions qui lui sont confiées, en fonction des tâches qu’il a à mener.

Si, traditionnellement, on comptait un poste de travail par collaborateur, l’analyse des flux et des présences révèle qu’il est souvent possible à réduire l’occupation à 0,9, 0,8 ou encore 0,7 place par collaborateur. Cela peut représenter une économie d’espace allant jusqu’à 30%. Il en va de même pour les salles de réunions ou le parking. Une entreprise qui compte 14 badges pour 10 places de parking peut, dans une approche de gestion intelligente du parking, en octroyer davantage si elle constate que des places de stationnement restent régulièrement inoccupées.

Une gestion facilitée grâce aux outils de réservation

Une telle démarche de space management s’accompagne le plus souvent de la mise en œuvre de solutions technologiques de réservation. Les collaborateurs, s’ils viennent au bureau, peuvent l’annoncer en amont, via leur calendrier Outlook ou à travers une interface ou une application dédiée. A travers une même solution, ils peuvent réserver un ensemble d’éléments ou préciser des besoins : un endroit calme, une place de parking, un casier…

Attribuer des salles de réunions selon les besoins

S’ils ont besoin d’une salle de réunion, il leur suffit alors d’en faire la demande, la solution leur attribuera la salle la plus adaptée en fonction des disponibilités. Les besoins pris en compte, en la matière, peuvent être divers. L’outil de réservation va considérer le nombre de participants présents sur place, la nécessité de collaborer avec des personnes à distance, auquel cas il faut prévoir une salle avec un équipement garantissant des échanges de qualité, des besoins en catering, etc.

Smart parking et conciergerie virtuelle

Pour éviter que l’utilisateur se retrouve coincé à l’entrée du parking, celui étant complet, il est aussi possible de mettre en place une solution de réservation. Si l’on voit plus loin, le système de réservation peut être étendu à une offre de services de conciergerie, pour réserver un repas par exemple, accéder à la salle de sport, faire appel au nettoyage à sec…

Faciliter l’accueil des visiteurs

Une approche de gestion intelligente des espaces, avec une meilleure intégration de l’ensemble des données relatives aux flux, permet aussi d’améliorer l’accueil des visiteurs. Par exemple, pour chaque réunion prévue sur site avec un extérieur, un QR-Code peut être généré et transmis avec l’invitation. Pour accéder au bâtiment, si l’organisation ne dispose pas de personnel d’accueil, il suffit au visiteur de scanner son QR Code. Une notification est alors directement envoyée à la personne visitée pour la prévenir de son arrivée.

Amélioration continue

En intégrant les différents flux, on peut développer une approche data analytics afin d’effectuer un suivi précis de la manière dont est occupé l’espace à travers les divers sites que compte l’entreprise. La démarche permet d’optimiser en continu les surfaces occupées, de garantir la satisfaction des collaborateurs et une meilleure maîtrise des coûts.

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