Pourquoi externaliser la gestion de ses impressions ?

10 novembre 2022

La gestion des impressions à l’échelle des organisations peut s’avérer bien plus complexe qu’on ne le pense. Si beaucoup d’organisations nourrissent l’ambition de dématérialiser l’ensemble de leurs documents, s’inscrivant dans une démarche « paperless office », il n’est pas toujours évident de se débarrasser totalement du papier. Certaines entreprises, qui n’ont pas d’autre choix que de continuer à recourir à des imprimantes, cherchent à en optimiser la gestion, à réduire les coûts, à limiter les impressions au strict nécessaire. 

Une solution adaptée et toujours disponible

L’un des enjeux, en la matière, est avant tout de s’assurer de disposer d’une solution bien dimensionnée, adaptée aux besoins effectifs de l’entreprise, et aussi d’en garantir la disponibilité. Rien n’est plus frustrant, en effet, que d’être confronté à un défaut d’imprimante au moment où on en a effectivement besoin, avant de faire signer des documents à un client par exemple. Il est donc essentiel de pouvoir s’appuyer sur un matériel fonctionnel, régulièrement entretenu, comme il est important de veiller à l’approvisionnement en consommables, qu’il s’agisse de toners ou encore de papier, et ce avant leur épuisement. 

Alors qu’elle cherche à concentrer leurs efforts sur leur cœur de métier, un nombre croissant d’organisations font aujourd’hui le choix d’externaliser le service d’impression et sa gestion. 

Une gestion externalisée des impressions

Pour répondre à leurs besoins, POST a notamment mis en place l’offre Managed Print Services. A travers elle, nos équipes proposent un ensemble de solutions prêtes à l’emploi, permettant aux collaborateurs de toute organisation de pouvoir imprimer des documents selon leurs besoins. L’externalisation de la gestion des impressions a de nombreux autres avantages. Les principaux atouts résident dans la réduction des coûts, l’amélioration de la productivité, le renforcement de la sécurité des informations, la diminution de l’impact environnemental.

Réduire les coûts associés à l’impression

Confier la gestion de ses impressions à un prestataire externe, c’est le savoir-faire qui permet en effet de réduire ses frais. Comment ? 

Tout d’abord, votre prestataire de service aide l’organisation à bien dimensionner la solution mise en place au départ des besoins de l’entreprise. En considérant les aspects opérationnels inhérents à l’activité de l’entreprise, en évaluant le volume d’impressions requis, on peut alors mettre en place une solution sur-mesure, une politique spécifique et les configurations associées. 

Par exemple, une entreprise n’a pas forcément besoin d’imprimer en couleur. Une autre peut décider de n’imprimer que recto-verso. Dans l’optique de restreindre l’usage du papier, il est aussi possible de limiter l’accès à l’imprimante à des profils bien précis ou encore ne permettre l’impression que de certains types de documents (comme des contrats, des factures ou des devis par exemple).

Payer en fonction du nombre de pages imprimées

Au-delà de la définition de la solution, le prestataire de service met à disposition les éléments hardware et software et veille à leur installation. L’entreprise n’investit plus directement dans ce matériel, mais souscrit à un service tout compris. Le risque de panne ou de défaillance est donc assumé par le prestataire, qui veillera à sa charge à remplacer un matériel défectueux. Au-delà, l’entreprise n’a plus besoin de payer une personne pour assurer le suivi des installations. Tout est pris en charge à travers le service souscrit. 

En outre, l’entreprise a aussi la possibilité de payer en fonction de l’utilisation réelle, grâce à une facturation mensuelle des pages imprimées, sans engagement de volume. 

Une solution d’impression au service de la productivité

Au-delà de la solution d’impression installée, POST opère un suivi à distance des éléments, comme des capacités de toner. Elle assure aussi la livraison des consommables avant que l’entreprise tombe à court. L’entreprise n’investit plus elle-même dans un stock de consommables, qu’elle doit régulièrement penser à renouveler. 

La gestion à distance des solutions d’impression, à travers des solutions avancées, permet une gestion proactive contribuant à garantir la disponibilité du service. L’offre de service, selon le contrat souscrit, peut inclure une gestion des pannes sur site, assurant une intervention rapide. 

En outre, avec un large catalogue d’imprimantes multifonctions Canon, professionnelles, robustes et fiables, à découvrir dans les business corners, POST propose une solution adaptée à chaque besoin. Chacune garantit des impressions rapides, de haute qualité. 

Réduire l’impact environnemental, améliorer la sécurité

Définir une politique d’impression claire et opérer un suivi régulier permet aussi de diminuer le nombre d’impressions et de réduire la consommation de papier. S’appuyer sur un partenaire qualifié, qui veille à un meilleur usage des installations, diminue aussi le volume de déchets produits en lien avec les besoins d’impression. 

Les solutions de POST, en outre, contribuent aussi à améliorer la sécurité en mettant à la disposition des gestionnaires les données d’impression. On peut déterminer ce qui a été imprimé et par qui. Ces informations, notamment, doivent aider à sensibiliser les utilisateurs sur les risques associées à l’impression d’informations sensibles, si cela n’est pas requis, mais aussi à assurer un meilleur suivi de la manière dont l’information circule en dehors des systèmes informatiques. 

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